Нормы расхода канцелярских товаров на одного человека в год

Нормы канцелярских товаров в бюджетных учреждениях

Нормы расхода канцелярских товаров на одного человека в год

Очевидно, что для того, чтобы проанализировать статистику расходования канцтоваров необходимо вести учет. Проще всего завести форму в Excel. Например, можно заполнять две связанных таблицы.

Группа канцтоваров Наименование канцтоваров Единицы измерения Объем закупки, единиц Дата закупки Остаток, единиц Текущая дата Группа канцтоваров Наименование канцтоваров Выдано отделу 1 Выдано отделу 2 Выдано отделу 3 Дата Количество, единиц Дата Количество, единиц Дата Количество, единиц Из первой таблицы наглядно видно, какой остаток по каждому наименованию канцтоваров мы имеем на текущую дату, а на основе второй таблицы можно анализировать расходование канцтоваров по отделам. Можно составить и другие таблицы, которые облегчат учет и позволят проводить регулярный анализ.

Нормы потребления офисных и канцелярских принадлежностей

  1. Анализ статистики для установления норм расходования типовых канцтоваров.
  2. Для новых и нестандартных наименований канцтоваров — обоснование каждым отделом своей потребности в них.

Например, в качестве обоснования закупки демонстрационной системы руководитель отдела может сослаться на решение о проведении определенного мероприятия, например, выставки или выездного совещания. Как правило, при подготовке подобных мероприятий составляется не только план подготовки, но и смета.

Или отдел готовится к запуску нового направления работы и ему необходимо создание новой файлинг-системы, для чего требуется сразу большое количество папок.

Нормы расходования канцтоваров

Приказ Росфинмониторинга от 18.05.

2015 № 146 «Об утверждении нормативных затрат на обеспечение функций межрегиональных управлений Федеральной службы по финансовому мониторингу» Об утверждении нормативных затрат на обеспечение функций межрегиональных управлений Федеральной службы по финансовому мониторингу В целях реализации пункта 2 постановления Правительства Российской Федерации от 20 октября 2014 г. № 1084 «О порядке определения нормативных затрат на обеспечение функций федеральных государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, в том числе подведомственных им казенных учреждений» (далее — постановление), а также в целях повышения эффективности бюджетных расходов и организации процесса бюджетного планирования п р и к а з ы в а ю: 1.

Как обеспечить офис канцтоварами?

Способ печати Ресурс картриджа, листов Тип расходного материала Расчетная потребность (шт) в год на устройство Тип 1 (до 80 стр./мин) ч/б или цветной лазерный от 6 000 комплект тонер-картриджей 1 (3 при отсутствии комплекта восстановления) комплект восстановления (тонер) 4 Тип 2 (до 45 стр.

/мин) ч/б или цветной лазерный до 25 000 тонер-картридж 2 (4 при отсутствии комплекта восстановления) комплект восстановления (тонер) 4 фотобарабан 4 Тип 3 (до 25 стр.

/мин) ч/б лазерный до 10 000 тонер-картридж 2 (6 при отсутствии комплекта восстановления) комплект восстановления (тонер) 4 Тип 4 (до 20 стр./мин) цветной (любой) — комплект картриджей 6 Тип 5 (до 20 стр./мин) ч/б струйный до 450 тонер-картридж 8 Тип 6 (до 55 стр.

/мин) цветной струйный до 2 000 тонер-картридж 1 до 15 000 комплект печатающих головок 1 (1 раз в 3 года) Приложение № 7 к приказу Росфинмониторинга от «18» мая 2015 г.

Нормы расходования бумаги и других канцелярских товаров в бюджетном учреждении

ИнфоПримерные нормы расходования канцелярских товаров С чего начать? Прежде всего, стоит составить перечень канцтоваров и принадлежностей, которые можно закупить один раз и пользоваться ими длительное время, и еще один – на расходные материалы, запасы которых придется пополнять минимум раз в месяц. Разумеется, у каждой конторы своя специфика работы, поэтому лучше вас никто не разберется в том, что вам действительно необходимо для полноценной деятельности, но базовые требования всех офисов схожи. Вот пример одного из стандартных наборов и условные нормы его расходования:

  • Бумага для копира и принтера – 1-2 пачки в месяц
  • Ручки, карандаши, стержни, линейки, маркеры, ластики – 1 шт.

в квартал

  • Ножницы, дырокол, степлер, антистеплер – 1 шт. в 2-3 года
  • Скобы для степлера, скрепки – 1 упаковка в квартал
  • Скотч – 1 шт.
  • Если два отдела имеют примерно одинаковую штатную численность и выполняют близкие функции (например, отдел труда и заработной платы и планово-экономический отдел), то их потребность в канцтоварах не должна существенно различаться. Любые различия, как в составе, так и в объеме канцтоваров, должны быть чем-то обоснованы. После такого сравнительного анализа, как правило, приходится корректировать некоторые заявки в меньшую сторону.

    ВниманиеПри организации процесса заявок стоит учитывать:

    1. Периодичность заявок
    2. Сроки предоставления заявок
    3. Форма предоставления заявок

    Все эти пункты можно закрепить в кратком регламенте. Заявки на канцтовары лучше принимать с определенной периодичностью. Периодичность заявок зависит от размера и профиля компании, а также от способа организации обеспечения канцтоварами.

    Нормативы обеспечения канцелярскими товарами

    В то же время бюджетное учреждение вправе рассчитать свой норматив исходя из суточной потребности в материальных запасах.

    Для расчета нормы обеспеченности основными средствами работников бюджетной сферы, как указывалось выше, учитываются особенности бюджетной отрасли (экономическая обоснованность и направленность). А.

    Беляев, редактор журнала “Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера“ 1 ноября 2008 г.

    “Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение“, N 11, ноябрь 2008 г. *(1) Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 03.07.

    2008 N 107 “О введении в действие Временных норм обеспечения материально-техническими средствами Совета судей Российской Федерации, Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации, советов судей и квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации“.

    Средство для мытья посуды л 0,5 Хозтовары на 1 кв.м в год № п/п Наименование Ед. изм. На 1 кв.м в год 1. Средство для мытья пола универсальное л 0,3 2. Полироль для мебели л 0,12 3. Средство для стекол л 0,06 4.

    Средство для удаления ржавчины л 1,8 на 1 прибор 4. Корзина для мусора или педальное ведро шт. 1 на 1 унитаз 5. Ерш для промывки унитаза шт. 4 на 1 унитаз 6. Ведро металлическое для мытья стен шт. 1 на 1 санузел 7. Ведро металлическое для мытья полов шт. 1 на 1 санузел 8. Швабра для мытья пола санузла шт.

    1 на 1 санузел 9. Щетка для мытья стен санузла шт. 1 на 1 санузел 10.
    Нормы положенности по количеству и цене планшетных компьютеров № п/п Наименование должности Количество планшетных компьютеров Срок эксплуатации в годах Стоимость планшетного компьютера Ежемесячные расходы на 1 sim-карту 1.

    Руководитель 1 3 не более 25 000 рублей включительно не более 2500 рублей включительно 2. Заместители руководителя 1 3 не более 25 000 рублей включительно не более 2000 рублей включительно 3.

    Помощник руководителя 1 3 не более 25 000 рублей включительно не более 1000 рублей включительно Приложение № 4 к приказу Росфинмониторинга от «18» мая 2015 г.

    Как рассчитать нормы расходов канцтоваров на одного сотрудника

    № 146 Нормы положенности по количеству копировальных и печатающих устройств № п/п Наименование устройства Ед. изм. Норма Срок эксплуа-тации в годах Примечание 1. Принтер или многофункциональное устройство Тип 1 шт. 1 5 1 на 50 работников расчетной численности МРУ Росфинмониторинга 2.

    О расчетах расхода моющих средств для мытья посуды, дезинфицирующих средств, мыла, стирального порошка

    Источник: https://obd2bluetooth.ru/normy-kanceljarskih-tovarov-v-bjudzhetnyh/

    / Таможенное право / Нормы расхода на 1 человека канцелярских принадлежностей

    Для этого используется два метода:

    1. Анализ статистики для установления норм расходования типовых канцтоваров.
    2. Для новых и нестандартных наименований канцтоваров — обоснование каждым отделом своей потребности в них.

    Например, в качестве обоснования закупки демонстрационной системы руководитель отдела может сослаться на решение о проведении определенного мероприятия, например, выставки или выездного совещания.

    Как правило, при подготовке подобных мероприятий составляется не только план подготовки, но и смета.

    Или отдел готовится к запуску нового направления работы и ему необходимо создание новой файлинг-системы, для чего требуется сразу большое количество папок.

    В таком случае обоснованием может быть план работ отдела на год или квартал.

    После сбора заявок с отделов их необходимо обобщить, проще и удобнее вести таблицу Excel, например, следующего вида: № Канцтовары Единицы измерения Количество от отделов (на 2 квартал) Общее количество Отдел продаж Отдел рекламы Отдел закупок АХО IT-отдел Отдел кадров Бухгалтерия Юридический отдел Прочие сотрудники 1 Бумага пачка 15 10 15 10 5 5 15 15 20 110 2 … … Важно установить четкие сроки сдачи заявок, с учетом того, что необходимо определенное время на их обобщение, согласование общего количества и суммы закупок, заказ, оплату, доставку и выдачу. На практике весь цикл может занимать до 3 недель. Поэтому, сроки сдачи заявок обычно устанавливают до 10 – 15 числа месяца, предшествующего периоду планирования. Можно также установить, что отдел не сдавший заявку вовремя, не включается в общий список и соответственно лишается канцтоваров на следующий период.

    Норма канцелярских принадлежностей на одного человека

    Я тоже недавно сделала ревизию в своем шкафчике, не поверите, чего только не нашла, «закрома родины», (копировальная бумага, кнопки.

    резинки стирательные (красные, такие, жесткие, может кто помнит) 2 пачки бумаги, тонкой, рыжей, на нет хорошо печать на печатных машинках типа «Москва»- экз. 6 пробит можно.

    даже перекидной календать 1998 года) так что это очень даже дельное предложение покапаться в «закромах». Интересно, а что кто у себя найдет.

    — У нас канцелярию каждый отдел в бюджет закладывает, по существующей номенклатуре — сколько заложил, столько и получил, другое дело, что бюджет еще нужно на бюдж.комитете защитить))) — Предложила своим проверить свои сусеки, и представляете, можно открывать лавку канцтоваров, январь работаем, в полную силу, ишем ведзе, даже где не надо, чернил навалом.

    Нормы расхода на 1 человека канцелярских принадлежностей

    • ВажноТемы:
    • Обеспечение жизнедеятельности офиса

    По материалам форума. — Привет. Скажем так — «кризисная» тема, сокращаем издержки и тд.Подскажите плз- есть ли у Вас в офисе/компании какие нить лимиты/нормы по расходу канцелярских принадлежностей в месяц? ну что то типа: 1 шариковая ручка в месяц на человека, 2 карандаша и пр.

    пр… ? — Сергей Ильин: в нашей организации просто установили денежный лимит в размере 400 р. на человека. при этом вы можете заказать что угодно, лишь бы не была превышена сумма. зато количество бумаги А4 никак не лимитируется:) — У нас 15 000 руб. в месяц на всю компанию.

    Впринципе я укладываюсь в 7-10 — Нормы есть, но их мало кто придерживается из числа специалистов и служащих.

    Источник: http://strahovanie58.ru/normy-rashoda-na-1-cheloveka-kantselyarskih-prinadlezhnostej/

    Среднее количество канцелярских товаров на одного сотрудника в месяц

    Нормы расхода канцелярских товаров на одного человека в год

    СНАБЖЕНИЕ ОФИСА КАНЦТОВАРАМИ: КАК ОПТИМИЗИРОВАТЬ ПРОЦЕСС «Секретарь-референт» №12 (48) декабрь 2006 Итак, рассмотрим, какие же факторы влияют на расходы компании по статье «канцтовары». Прежде всего, это: — Сам перечень канцтоваров, что именно закупается для производственных нужд и в каком количестве. Или, другими словами, это объем закупки.

    — Стоимость закупаемых канцтоваров. Данную ревизию можно проводить в форме инвентаризации, создав небольшую комиссию, а можно просто попросить всех сотрудников переписать свое канцелярское «имущество».

    Для этих целей лучше заготовить единую форму учета, чтобы легче впоследствии было сравнивать.

    Как снизить затраты на офисные нужды?

    Мы рассмотрим ряд приемов, позволяющих повысить эффективность использования указанных ресурсов и снизить связанные с ними затраты. Нормирование – это установление норм потребления какого-либо ресурса на некоторую единицу получаемого компанией результата.

    Применительно к рассматриваемым нами ресурсам такими нормами могут быть: Каким образом наличие норм помогает повысить эффективность использования ресурсов? Существует много методов нормирования административно-хозяйственных ресурсов.

    Рассмотрим некоторые из возможных вариантов. Вариант 2: «бенчмаркинг». Данный метод предполагает, что необходимые вам нормы вы заимствуете у других компаний, работающих в аналогичных условиях.

    500 г / 2,5 рабочих дня / 20 человек = 10 г.

    Норму расхода кофе в расчете на месяц и на всех сотрудников можно рассчитать по формуле: 10 г × количество рабочих дней в месяце × среднее количество сотрудников в офисе в течение месяца. Вариант 4: экспертный метод.

    Совет 1: Как рассчитать среднее количество работников

  • Нчп = Оп / (Фрв * Нв * Квн), где: Оп – объем (плановый) работ, выраженный в тех единицах, которые используются на вашем предприятии, Фрв – фонд рабочего времени в часовом выражении, он определяется по ежегодному производственному календарю, Квн – плановый коэффициент выполнения норм.

    Он определяется путем деления величины планируемой выручки за текущий период на величину фактической выручки за предыдущий период Дн – доля нерабочего времени в общем фонде рабочего времени за текущий статистический период. учтите, что штатная численность определяется без технического персонала – уборщиц, грузчиков, водителей.

  • Стаж: 3 года 11 месяцев 14 дней Группа: Зарегистрированные пользователи Страна:

    Стаж: 9 лет 2 месяца 28 дней

    Извините, не совсем понял смысл данной фразы? Настроение:

    Стаж: 9 лет 2 месяца 24 дня Страна:

    смысл дословный.

    фиксируйте в деньгах расходы и пытайтесь их

    Как сэкономить на канцтоварах?

    Не во всех компаниях знают, как взять под контроль расходы на канцтовары, в то время как нет ничего проще. Поэтому забываем обо всех способах планирования расходов на канцтовары, кроме одного.

    Есть только один самый простой и самый верный способ действительно правильно планировать и держать под контролем расходы на канцтовары — установление лимита на канцтовары.

    Как установить сумму лимита на канцтовары?

    1. каждый раз выслушивать объяснение, почему лимит превышен,
    2. вызовите негатив и напряжение у сотрудников, которые при заказе канцтоваров будут переживать, что им не хватит.

    Приведу пример сумм лимита на канцтовары , исходя из практики.

    Норма выдачи канцелярских товаров в бюджетной организации

    Нормы расхода канцелярских товаров на одного человека в год

    Следовательно, канцелярские товары, срок эксплуатации которых будет больше одного года, должны быть отнесены к основным средствам.

    По мнению автора, учреждение вправе самостоятельно определить, как учитывать канцелярские товары, закрепив данный порядок в учетной политике.

    Например, дорогие канцелярские товары, срок службы которых превышает 12 месяцев, можно отнести к основным средствам и учитывать на счете 0 101 08 000 «Прочие основные средства».

    При этом если их стоимость не превышает 3000 руб., то при выдаче в эксплуатацию производится списание на забалансовый счет 21

    «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации»

    .

    Либо, наоборот, учреждение может закрепить в учетной политике конкретный перечень товаров, которые относятся к материальным запасам.

    Приобретение и списание канцтоваров Канцелярские товары принимаются к учету по их первоначальной стоимости, которая формируется исходя из фактических затрат, с учетом сумм НДС (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п.

    Учет канцелярских товаров

    Следовательно, канцелярские товары, срок эксплуатации которых будет больше одного года, должны быть отнесены к основным средствам.

    По мнению автора, учреждение вправе самостоятельно определить, как учитывать канцелярские товары, закрепив данный порядок в учетной политике. Либо, наоборот, учреждение может закрепить в учетной политике конкретный перечень товаров, которые относятся к материальным запасам.

    Канцелярские товары принимаются к учету по их первоначальной стоимости, которая формируется исходя из фактических затрат, с учетом сумм НДС (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п.

    Образцы списание канцтоваров в бюджетном учреждении

    Правила составления документа Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:

    1. разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).
    2. каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),

    Рекомендуем прочесть:  Виды осаго

    При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм.

    Для своей деятельности любая компания использует канцтовары.

    Как нормировать расход канцтоваров в офисе?

    , А4

    шт. 1 Линейка пластиковая масштабная шт. 1 Корректор-ручка на эмульсионной основе, 10 мл. шт. 1 Синтетический ластик для карандаша и шариковых ручек шт. 4 Скотч, 18 х 10 м шт. 1 Ножницы офисные, 150 мм шт. 0.5 Блокнот на пружине сверху, А-5, 48л. шт. 2 Ежедневник датированный, А-5 шт. 1
    Календарь настольный перекидной
    шт. 1 Папка пластиковая, A4, с боковым зажимом шт.

    Учет канцелярских принадлежностей в бюджетном и автономном учреждении

    — учтены затраты на приобретение канцтоваров и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС); Дебет 4 302 34 830 Кредит 4 201 11 610 – 2714 руб.— перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику канцтоваров; Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 22 730 – 236 руб. — затраты на курьерские услуги по доставке канцтоваров до учреждения списаны на увеличение их стоимости (с учетом «входного» НДС); Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610 – 236 руб. — выданные наличные в оплату курьерских услуг из кассы учреждения; Дебет 4 105 36 340 Кредит 4 106 34 340 – 2950 руб.

    Учет канцелярских и хозяйственных товаров (Заболонкова О.)

    В частности, в зависимости от характера хозтоваров и канцтоваров, порядка их приобретения и использования единицей материальных запасов могут быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.(п. 101 Инструкции N 157н). Также важно помнить, что согласно п.

    Источник: http://domzalog.ru/norma-vydachi-kanceljarskih-tovarov-v-bjudzhetnoj-organizacii-66644/

    Нормы выдачи канцтоваров в бюджетном учреждении

    Нормы расхода канцелярских товаров на одного человека в год

    Данное мнение находит подтверждение в Государственном стандарте СССР ГОСТ 19605-74 “Организация труда. Основные понятия. Термины и определения“, утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 20.03.1974 N 636.

    В соответствии с этим документом под рабочим местом понимается зона, оснащенная необходимыми техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность исполнителя или группы исполнителей, совместно выполняющих одну работу или операцию.

    Однако нормы материально-технического обеспечения в трудовом законодательстве не установлены.

    Их разработка осуществляется отдельно в каждом государственном федеральном органе, органах субъектов РФ и муниципальных образований с учетом экономической особенности каждой бюджетной отрасли.

    Например, согласно пп. 17 п. 10 Приказа МВД РФ от 26.11.2004

    Источник: https://disk-shetka.ru/normy-vydachi-kanctovarov-v-bjudzhetnom-uchrezhdenii-80666/

    Расход канцтоваров в офис — нормы и как посчитать

    Нормы расхода канцелярских товаров на одного человека в год

    Ни один офис не обходится без канцелярских принадлежностей. Ручки, карандаши, бумага для принтера, степлеры, файлы, папки — все это разлетается по отделам за секунды. Чтобы никто из сотрудников не остался без нужных принадлежностей, необходимо знать, как избежать «канцтоварной нужды».

    Давайте посмотрим, как можно рассчитать расход канцтоваров и оптимизировать закупку, чтоб все сотрудники остались довольны.

    Норма расхода канцтоваров

    Норма потребления канцтоваров зависит в первую очередь от специфики деятельности компании. Некоторые организации практически не нуждаются в канцелярии, другие — тратят значительные суммы на канцелярские принадлежности.

    Обычно ответственным за наличие нужных канцтоваров в офисе назначается секретарь или офис-менеджер. Если компания небольшая, человек 20, то заказ канцтоваров не такое уж и хлопотное дело. Но вот если у вас несколько десятков человек, много отделов и всем требуется разное, тогда заказ канцтоваров и контроль за их наличием может превратиться в головную боль.

    На законодательном уровне нормы расхода канцелярских принадлежностей не установлены. Как правило, каждая компания регламентирует расход канцелярии по своему усмотрению.

    При этом многие руководители фирм упускают из виду контроль контроля за расходом канцелярских принадлежностей. А зря.

    Установленные нормы расхода канцтоваров помогут не только избежать нехватки принадлежностей сотрудникам, но и существенно сэкономить бюджет компании. На первый взгляд, расходы на канцтовары небольшие.

    по сравнению с другими статьями расхода компании. Но если посчитать траты на канцелярию за квартал или год, вы удивитесь, насколько эта сумма превышает ваши ожидания.

    Если у вас постоянная нехватка ручек, карандашей, степлеры каждый раз куда пропадают, а бумага для принтера исчезает тоннами, стоит подумать, чтобы внести некоторые изменения в привычный распорядок заказа канцелярских принадлежностей.

    Регламентирование канцелярских принадлежностей помогает структурировать и оптимизировать закупки канцтоваров, сократить бюджет и дисциплинировать сотрудников.

    Прежде чем считать нормы расхода канцтоваров, нужно определиться с типами принадлежностей. Канцелярские принадлежности для офиса можно разделить на две группы по сроку использования:

    • Канцтовары долговременного использования (степлеры, дыроколы, штемпельная продукция, ножницы и пр).
    • Кратковременного (ручки, бумага для принтера, маркеры и пр). Именно канцелярия кратковременного использования чаще всего теряется в офисах, быстрее заканчивается и сотрудники испытывают постоянную нехватку.

    Как определить норму

    Определить нормы расхода канцтоваров не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Обычно при расчете норм пугает, что невозможно подсчитать и определить норму для канцелярских товаров кратковременного использования. Подсчитать можно все. Главное, подойти с умом к этому.

    Есть два способа определения нормы:

    • Бенчмаркинг — отличный способ усовершенствовать бизнес-процессы. Суть в том, что вы берете как пример компанию, максимальную близкую к вам по условия. Вы смотрите на количество сотрудников, отделов, выбираете схожую отрасль деятельности и прочее, и принимаете их нормы на канцтовары. Например, вы общаетесь с девушкой секретарем из другой фирмы. Расспросите ее, как она справляется с закупкой канцтоваров, есть ли у них нормы. Что-то вы можете перенять для своей компании, что-то изменить.Тестируйте заимствованные нормы и доводите до совершенства уже в своей компании.
    • Собственные расчеты — разумнее всего использовать этот метод. Вы формируете нормы, используя собственные силы, измеряя и рассчитывая количество канцтоваров необходимых вашему офису. Потребуется время, чтобы определить опытным путем норму. Один-два месяца вы наблюдаете и анализируете сколько канцтоваров заказали, сколько потратили, чего не хватило и т.д. После вы поймете, какие нормы расходы канцтоваров можно установить для вашего офиса, чтобы сотрудники не нуждались ни в каких вещах.

    На наш взгляд, лучше использовать собственные расчеты для установления норм расхода канцтоваров.

    Во-первых, так вы увидите на что и куда тратят сотрудники канцтовары. Например, если у вас в компании 50 человек, а ручек вы заказываете по 20 упаковок в месяц, стоит подумать, рационально ли используются ручки?

    Во-вторых, вы сможете сделать запас самых востребованных канцтоваров. Например, специфика деятельности компании может предполагать повышенный спрос на какие-либо канцелярские принадлежности в зависимости от сезона. Вы сможете заранее подготовиться и заказать заранее канцелярию. Тогда в «горячий сезон» никто из сотрудников не останется без принадлежностей.

    Как рассчитать расход канцтоваров в офис

    Учет канцтоваров можно вести по отделам или по сотрудникам. Если компания небольшая, то можно уточнять у каждого сотрудника, какие канцелярские принадлежности ему необходимы. В средних и крупных компаниях лучше собирать заявки на канцелярию по отделам. Это поможет упростить процесс закупки канцтоваров и даст возможность контролировать работу сотрудников.

    Для начала вы можете составить перечень канцтоваров длительного использования и расходных материалов (картриджей для принтера и пр.). Их запасы нужно пополнять раз в месяц или реже. Затем можно составить список канцелярских принадлежностей кратковременного использования.

    В среднем одному сотруднику необходимы такие вещи:

    • Ручка, карандаш, линейка, ножницы — 1 шт
    • Степлер, скобы к нему, антистеплер — 1 шт
    • Лотки для бумаг — 1-3 шт
    • Папки, файлы, архивные папки — в зависимости от объема документов
    • Блокнот или ежедневник — 1 шт
    • Блок для записей — 1-2 шт
    • Маркеры и текстовыделители — 1 уп.

    Это минимум канцтоваров, необходимых каждому сотруднику в офисе.

    Когда вы составили список канцелярских принадлежностей, можно приступать к анализу.

    • Следите за расходом канцтоваров. Через два-три месяца у вас уже будут достаточно верные данные, чтобы понять какое количество канцтоваров вам необходимо закупать.
    • Заведите табличку в excel, чтобы проще было вести учет канцтоваров.

    Вот например, можно сделать две связанные таблицы:

    Первая таблица дает нам общие сведения, сколько и каких канцтоваров было заказано и какое количество осталось на текущую дату. По второй таблице можно проанализировать расход канцтоваров по отделам. В будущем, на основе этих данных вы сможете сформировать нормы расходы канцтоваров для всего офиса.

    Пока статистики нет, можно собирать заявки по отделам, самостоятельно проверять целесообразность заказов и корректировать их в случае избытка.

    Например, сотрудник указывает в заявке несколько штук дорогих ручек. Обоснование такой покупки может быть деловая встреча с партнерами или выставка.

    Если никакого мероприятия в ближайшее время нет, а дорогие ручки личная прихоть сотрудника, то такая заявка отклоняется.

    Чтобы проверить обоснованность покупки какой-либо нестандартной вещи, которая выбивается из привычного списка канцелярии, обращайтесь к руководителю отдела. Можно попросить, чтобы руководство каждого отдела собирали заявки со своих сотрудников и отправляли вам.

    Здесь главное установить правила сбора заявок. Что стоит учитывать:

    • Периодичность. Обычно канцелярию заказывают раз в месяц или квартал. Но может быть и чаще. Все зависит от потребностей конкретной компании.
    • Сроки предоставления. Важно соблюдать дисциплину и проинформировать всех сотрудников, когда вы заказываете канцелярию и до какого принимаете заявки. При установке сроков учитывайте, что многие будут задерживать заявки. Так что берите два-три дня с запасом.
    • Форма подачи заявки. Сделайте единый шаблон подачи заявки на канцелярию. Вам будет проще все заявки воедино и риск что-то пропустить будет минимален.

    Важно донести до сотрудников информацию, что если вы в оговоренные сроки не получите заявку, они лишатся канцелярии.

    Вместо заключения

    Первое время, когда вы только начнете учет и формирование норм расхода канцелярских принадлежностей, могут возникать сбои. Это нормально. Внимательно следите, анализируйте и корректируйте заказы.

    Не забывайте всегда создавать «неприкосновенный запас» на случай авралов и экстренных ситуаций в рабочем процессе.

    Когда вы оптимизируете расходы на канцтовары, систематизируете закупку, не переставайте раз в квартал анализировать расходы и корректировать их.

    Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/5c1b938771aad100a9e2da8a

    Гражданский адвокат
    Добавить комментарий